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Cómo convertir un documento de Word a un archivo de ayuda

Cómo convertir un documento de Word a un archivo de ayuda

Archivos de ayuda, o sistemas de ayuda en línea, están convirtiendo en el formato estándar para la comunicación de información e instrucciones de una forma organizada e intuitiva. En un archivo de ayuda, puede navegar a través de temas clave o de búsqueda de información específica más fácilmente que en un archivo de Microsoft Word o PDF. Archivos de ayuda no son más que páginas HTML Web que se compilan en una interfaz que permite la organización y búsqueda. Varias herramientas están disponibles para convertir la información en un documento de Word en un archivo de ayuda HTML compilado.

Instrucciones

Preparación

1 Organizar la información en el documento de Word que puede ser navegado fácilmente en el archivo de ayuda. Esto incluye determinar que títulos serán temas separados y por lo tanto separar páginas en el archivo de ayuda; proporciona enlaces y referencias cruzadas dentro de páginas del tema; y estructuración de la jerarquía de sus contenidas rúbricas para que la información fluya correctamente.

2 Asegúrese de que todos los títulos, encabezados y párrafos en el documento de Word se asignan un estilo. (Por ejemplo: encabezado 1, encabezado 2, texto, nota, etc..) Esto permite que el software de conversión asignar un conjunto de reglas de estilo en el documento de Word a un nuevo conjunto de reglas de estilo en el archivo de ayuda. De esta forma, el archivo de ayuda final mostrará un aspecto limpio y consistente.

3 Seleccione una herramienta de software para realizar la conversión. Aplicaciones de software que convierten documentos de Word a HTML ayudan gama archivos simplificados, cuota de pequeños programas para soluciones de nivel empresarial más caras.

4 Diseño de la estructura, disposición y total apariencia que desee para el archivo de ayuda. Es una buena idea para esbozar sus ideas en papel antes de diseñar la herramienta de conversión.

Conversión

5 Determinar los lugares en su computadora el documento fuente y el destino para el nuevo archivo de ayuda y conversión de archivos auxiliares. Es importante asegurarse de que están seleccionando el archivo correcto y que usted sabe donde los archivos de salida va a ser creado.

6 Definir los estilos de texto para el archivo de ayuda en el software de conversión. Esto incluye la fuente, tamaño de fuente, color y cosas como negrita y subrayan. Todos los elementos en el archivo de ayuda, incluyendo títulos, pasos, listas con viñetas, notas al pie y cuerpo del texto, deben tener sus estilos definidos.

7 Diseñar la apariencia de su archivo de ayuda en el software de conversión. Esto puede variar según la sofisticación del software de conversión que utilizan. Muchas herramientas permiten personalizar los colores en las barras de título, ubicación de los elementos de texto y las imágenes y marcas de agua en cada página.

8 Mapa de los estilos de texto en el documento de Word a los estilos de texto correspondiente para el archivo de ayuda. Puede vincular estos estilos en el software de conversión. Esto asegura que cada elemento de texto importado desde un documento de Word siempre se convierte y muestra el camino que se ha definido para el archivo de ayuda.

9 Configurar las características que desea que aparezca en el archivo de ayuda. Las características típicas incluyen una vista de esquema de los temas, un índice y un campo de búsqueda. Otras opciones están disponibles y las más sofisticadas herramientas de software de conversión permiten crear opciones personalizadas con JavaScript.

10 El documento de Word a convertir el archivo de ayuda utilizando el software de conversión. Este proceso de conversión puede tardar varios minutos para ejecutar, según el software de conversión y el tamaño y la complejidad de un documento de Word.

Solución de problemas y limpieza

11 Corregir los errores que ocurrieron durante la conversión. Los errores son comunes al convertir documentos de Word para archivos de ayuda. Más herramientas de software de conversión proporcionan archivos de registro para ayudar a determinar la naturaleza del error y formas de corregirlo.

12 Revisar el archivo de ayuda. Compruebe cada página para asegurar que la conversión trabajó correctamente y aparece todo el contenido. También se pueden encontrar cambios que le gustaría hacer a la estructura y navegación. Puede ser difícil de prever cómo ven y función hasta después que haya creado un archivo de ayuda.

13 Prueba los enlaces en el archivo de ayuda, incluyendo la tabla de contenido índice, así como las referencias cruzadas en cada página del tema. A veces los links se define incorrectamente y puede ser que necesite ser corregido en el documento de Word.

Consejos y advertencias

  • Microsoft proporciona una utilidad gratuita para trabajar con archivos de ayuda en línea llamados Microsoft HTML Workshop. Esta herramienta le permite cambiar algunas opciones de configuración en el archivo de ayuda sin tener que convertir el documento de Word nuevo. Dependiendo de la sofisticación de su software de conversión de HTML Help Workshop puede proporcionar algunas opciones que no están disponibles en el software de conversión.
  • Crear un backup de tu archivo de Word antes de intentar convertir a un archivo de ayuda. Esta precaución puede evitar de perder su trabajo si el archivo se corrompe o se producen otros errores graves durante la conversión.
  • Los detalles de estos pasos, así como el orden en que se realizan, pueden variar ligeramente basado en que software de conversión está utilizando.