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Etiquetas de la mejor manera de usar MS Office para crear y mantener una lista de correo de base de datos

Una lista de correo es una base de datos de contactos personales o de negocios. Recoger información de los clientes cada vez que entran en contacto con su empresa, sobre todo en su sitio Web. Utilizar una combinación de contactos de Microsoft Office Outlook, Excel y Word para mantener la información personal y del cliente. MS Contacts es un programa de base de datos para recopilar y almacenar información. Una lista de nombres y direcciones de la exportación a Excel y utilizar Word para imprimir etiquetas y el formato.

Instrucciones

Crear la base de datos

1 Abra Microsoft Outlook contactos. Haga clic en "Nuevo" y escriba su información de contacto en los campos. Incluir nombres y direcciones, números de teléfono y cualquier otra información relevante.

2 Añadir «Categorías» a sus contactos para agregar otra capa para organizar tus contactos. Haga clic en el botón de «Categorías» en la parte inferior derecha de la pantalla y seleccione una categoría predeterminada. Para agregar una nueva categoría, haga clic en el botón "Lista principal de categorías", haga clic en el cuadro blanco, escriba el nuevo nombre de categoría y haga clic en el botón "Añadir". Haga clic en "Guardar y cerrar" cuando haya terminado. Actualizar la información de contactos siempre recibir nueva información.

3 Exportar los contactos a una hoja de cálculo de Excel. Abra Outlook y haga clic en "Archivo", "Importación y exportación," "exportar a un archivo," "Microsoft Excel" y "Next". Luego haga clic en "Contactos" y dar este archivo un nombre y una ubicación.

4 Haga clic en "Mapa Custom Fields" para quitar campos adicionales. Haz clic en el mapa"claro" en la parte inferior derecha de la ventana. Haga clic en el signo más al lado izquierdo de la ventana y seleccione cada campo, en lugar del bloque para añadir más opciones de ordenación. Además, al utilizar la agrupación completa, Microsoft Outlook agrega campos adicionales. Por ejemplo, el bloque de dirección incluye el país. Haga clic en "OK" y "Terminado".

5 Abra el archivo de Excel y agregar encabezados de columna para el nombre, último nombre, calle, ciudad, estado y código postal.

Crear etiquetas de correo

6 Abrir Microsoft Word, haga clic en el menú "Herramientas" y luego "cartas y correo. Haga clic en el "Asistente para combinar correspondencia" y seleccione "Etiqueta."

7 Haga clic en "Cambiar diseño del documento." Se abre el cuadro de diálogo "Opciones de etiqueta". Elija la etiqueta de la lista número de producto y haga clic en "Aceptar".

8 Seleccionar a los destinatarios haciendo clic en "Utilizar una lista existente" y "Buscar". Seleccione el archivo de Excel y haga clic en "Abrir". Desmarque las casillas frente a la columna de apellidos para eliminar de la lista de impresión. Haga clic en "Aceptar" cuando haya terminado.

9 Organizar las etiquetas. Seleccione "Bloquear dirección" o "Más elementos," Insertar campos en la etiqueta. También puede hacer clic en "Campos de combate" y elegir de la lista de campos disponibles. Haga clic en el botón "OK".

10 Haga clic en el botón de "Actualizar todas las etiquetas". Esto crea las etiquetas con la información de la hoja de cálculo de Excel. Vista previa de las etiquetas para los errores y hacer todos los cambios necesarios.

11 Añadir las etiquetas en su impresora. Haga clic en "Combinar a impresora" y haga clic en "Aceptar".

Consejos y advertencias

  • Al insertar campos individuales en la etiqueta, agregue un espacio después de la ciudad y el estado.
  • Añadir correcciones hechas a las etiquetas a Outlook.
  • Elija la plantilla de etiqueta correspondiente a la etiqueta física. Usar una plantilla diferente puede imprimir etiquetas incorrectamente.