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Cómo combinar dos hojas de cálculo de Excel en una base de datos 2007

Microsoft Excel y Access son intercambiables. Si hay datos en Excel que debe ser en el acceso, el usuario puede volver a utilizar esa información en Excel y no es necesario volver a escribir los datos. Esto ahorra tiempo y reduce al mínimo los posibles errores de volver a escribir. Del mismo modo, hojas de cálculo Excel se pueden importar en Access.

Instrucciones

1 Abra la base de datos que se importarán en las dos hojas de cálculo de Excel.

2 Haga clic en la ficha "Datos externos" y haga clic en la opción "Excel".

3 Desplácese hasta el libro de Excel que contiene las hojas de cálculo para ser importados; Haga clic en "Browse" al lado de la caja "Nombre de archivo".

4 Seleccione el archivo a importar desde el cuadro de diálogo "Abrir archivo". Pulse "Abrir".

5 Pulse "OK" en el cuadro de diálogo "Haz externo datos – hoja de cálculo Excel".

6 Haga clic en "Hoja1" en el "hoja de cálculo Asistente para importar." Haga clic en "Siguiente". Si se llama la hoja de cálculo en Excel, el título de la misma no sería "Sheet1" pero el nombre de la hoja. En este caso, la hoja de cálculo no fue nombrado; por lo tanto, se titula "Sheet1". "Sheet1" es el nombre predeterminado para hojas de cálculo Excel.

7 Marque la casilla al lado de "Primera fila contiene encabezados de columna" si las primeras filas de los datos son encabezados de columna. Si hay encabezados de columna, son los mismos que se utilizarán en el acceso. Los encabezados de columna se pueden cambiar más adelante.

8 Decidir cómo se tratará cada columna de datos. Para el primer campo, si los datos serán sólo de texto, seleccione «Texto» en el campo "Tipo de datos". Si los datos no será texto, haga clic en la flecha hacia abajo al lado del campo "Tipo de datos" y elija. Si los datos de la columna serán duplicados, seleccione "Sí (aceptar duplicados)" en el campo "Indexado". Si ese campo no se podrá importar, colocar un cheque al lado de "No importar el campo (saltar)." Haga clic en la siguiente columna de datos y repetir los pasos anteriores. Haga clic en "Siguiente". Si hay una mezcla de números y texto en el campo, seleccione la opción "Texto" de tipo de datos. Esto evitará cualquier error cuando la hoja de cálculo.

9 Haga clic en el botón al lado de "Elegir mi propia clave principal." El campo de clave principal será identificar de forma única cada registro de la tabla. Por ejemplo, si el campo es el número de cuenta de cliente, cada renglón de la tabla contendrá el número de cuenta cliente y cada número será diferente. Haga clic en "Siguiente". Si lo desea, nombre de la tabla. Haga clic en "Finalizar".

10 Nombre de la tabla en el campo "A la tabla de importación". Una vez que se llama la tabla, haga clic en el botón "Finalizar". Para guardar los pasos de importación, haga clic en la casilla de verificación al lado de "Guardar pasos de importación" y luego haga clic en cerrar.

11 Haga clic en la ficha "Datos externos" y haga clic en "Excel". En el cuadro de diálogo "Haz externo datos – hoja de cálculo Excel", vaya a la hoja de cálculo el usuario sólo importados y haz clic en "Abrir". Seleccione el botón "Anexar un copia de los registros a la tabla". En ese mismo campo, seleccione la tabla que se agregarán los registros Presione la flecha hacia abajo al lado del campo. Los nuevos registros a insertar serán agregados a la tabla el usuario recién creado. Haga clic en "Aceptar".

12 Seleccionar la siguiente hoja de cálculo en el libro de la caja de campo "Mostrar las hojas de trabajo". Haga clic en "Siguiente". Revisar los encabezados de columna para asegurarse de que estén correctos; Haga clic en "Siguiente" y haga clic en "Finish" y la información se añadirá a la tabla seleccionada.

Consejos y advertencias

  • Después de que los datos se ha agregado a la tabla existente, abrir para ver los datos para asegurar que se ha añadido correctamente. Si las hojas de cálculo no contiene los mismos datos, importar a cada hoja de cálculo como una tabla separada; Repita los pasos 1 a 9.
  • Cuando el nuevo campo se agrega a la tabla existente, asegúrese de que el tipo de datos es el mismo. Por ejemplo, si los datos actualmente en el campo número de cuenta de cliente están un número, compruebe los datos del nuevo añadidos al campo también están un número. Si es texto, se creará un mensaje de error y los datos no se agregará a la tabla. Por el contrario, se creará otra tabla mostrando las líneas de artículos que no fueron agregados a la tabla existente.