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Cómo utilizar Excel como una herramienta para analizar los datos para una organización

Microsoft Excel es un programa para ingresar y analizar datos en un formato de hoja de cálculo. Esto significa que la información se introduce una pieza en un momento en una página separada por columnas y filas. Puede introducir cualquier tipo de datos y entonces utilizar las funciones incorporadas en el programa para analizarlo. Si desea utilizar Excel como una herramienta para analizar los datos para una organización, debe primero asegúrese de que están introducido correctamente los datos y luego aprender algunas técnicas básicas para filtrar y crear "subtotales" dentro de los datos.

Instrucciones

Crear tablas

1 Tipo de encabezados de columna en la fila 1 de Excel. Estas etiquetas del tipo de contenido que será de entrada en la hoja de cálculo. Por ejemplo, si su organización quiere analizar los pedidos de sus productos, que tenga columnas como "Nombre producto", "Fecha pedido", "Cantidad", "Precio de venta" u otras cabeceras similares.

2 Tipo de datos en cada columna, comenzando con fila 2. No omitir filas o deje entradas en blanco.

3 Seleccione toda la tabla con el ratón.

4 Haga clic en el botón "Tabla" en el grupo "Tablas" de la ficha "Insertar" en la parte superior de la barra de herramientas de Excel. Esto convertirá la hoja de cálculo en una base de datos de Excel, que abre de funciones analíticas.

Autofiltro

5 Haga clic en la flecha situada junto a cualquier celda del encabezado en la fila 1 para iniciar el proceso de Autofiltro. Aparece el cuadro Autofiltro. Se trata de una simple función de tablas de Excel que facilita el análisis de datos.

6 Seleccione el cuadro Autofiltro de los movimientos de columna que desea incluir en su análisis. Por ejemplo, podría realizar el análisis en un único tipo de producto, excluyendo todos los demás en esa columna.

7 Haga clic en los "filtros de número" para analizar los datos numéricos de dicha columna y aplicar un filtro automáticamente. Por ejemplo, puede seleccionar "Top 10" que Excel automáticamente identificar las entradas de top 10 en la columna según su valor numérico, o haga clic en "Por encima promedio" para mostrar sólo los datos que está por encima de la media numérica de todas las entradas de esa columna.

Subtotales por

8 Convertir tu tabla de Excel a un intervalo regular de celdas si desea ejecutar la función "Subtotales". Se trata de una herramienta de análisis que ofrece muchas funciones para sus datos. Para convertir los datos de nuevo de su estado de la tabla, simplemente "Convertir al rango de" enlace en la pestaña "Diseño" del grupo "Herramientas".

9 Haga clic en la columna que desea analizar. Haga clic en el botón de "Ordenar" en el grupo "Sort & Filter" de la barra de herramientas de Excel.

10 Haga clic en el botón "Subtotal" en el grupo de "Contorno" de la ficha "Datos". Aparece un nuevo cuadro.

11 Seleccione la columna ordenada en la parte superior de la caja de subtotal, luego elija una función analítica en el segundo menú desplegable y finalmente, seleccione una columna para mostrar el subtotal análisis. Haga clic en "Aceptar".

12 Ve las nuevas filas insertadas mediante la función subtotal. Contienen un desglose de cada grupo, basado en su clasificación. Por ejemplo, si usted ordenados por nombre del producto y agrega un análisis de "Suma" a la fila de "Cantidad", verá el número total de cada producto pedido en la base de datos a través de todas las órdenes. Se trata de rápida manera dividir los datos para la comparación de grupos de productos diferentes o de otras divisiones.

Consejos y advertencias

  • Jugar con estas características hasta que son segunda naturaleza. Pueden parecer difícil al principio, pero después de unos cuantos ejemplos usted comprenderá cómo trabajan y puede avanzar a más complicadas técnicas de análisis en Excel.