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Cómo configurar una base de datos explorable PDF

Cómo configurar una base de datos explorable PDF

Un archivo de formato de documento portátil (PDF) se utiliza a menudo para retener cualquier formato de un documento creado en otro programa, como un documento de word, hoja de cálculo o archivo de diseño complejo. Archivos PDF se crean y gestionan mediante Adobe Acrobat. Para configurar un archivo de base de datos PDF, su mejor apuesta es crear primero con un programa de base de datos u hojas de cálculo, como Microsoft Excel. Luego puede convertir el archivo en un PDF y añadir barra de búsqueda de Adobe Acrobat y las características del índice, haciendo más fácil para los usuarios a la base de datos de búsqueda.

Instrucciones

Convertir base de datos en PDF (Ref. 1, 2)

1 Abrir una aplicación de hoja de cálculo en su computadora e introduzca todos los datos que desee incluir en la base de datos. Si utilizas un programa de base de datos, usted podrá ingresar los datos de forma mucho más eficiente que si fuera a empezar un PDF desde cero. Guardar el archivo una vez completado.

2 Guarde el archivo como un PDF si estás usando un programa que lo permite. Todos los programas de Microsoft Office ofrecen esta posibilidad, como ya tiene Adobe Acrobat instalado en su computadora. Por ejemplo, en Excel, haga clic en el botón de"Microsoft Office", desplácese sobre "Guardar como" y seleccionar "PDF o XPS. Escriba un nombre de archivo y haga clic en "Publicar". En otros programas, usted puede ser capaz de imprimir a PDF usando la impresora Adobe PDF. Abra el archivo PDF en Adobe Acrobat.

3 Convertir el archivo a través de Adobe Acrobat si paso 2 no es posible. Abra Acrobat y haga clic en "Archivo, crear PDF, de archivo." Seleccione el archivo de hoja de cálculo en el cuadro de diálogo "Abrir" y haga clic en "Abrir". El archivo será convertir y abrir un nuevo documento PDF. Haga clic en "archivo, guardar como" para guardar el archivo.

Añadir funciones de búsqueda (Ref. 3, 4)

4 Acceder a la barra de herramientas "Buscar" en Adobe Acrobat. Estará abierta por defecto, pero siempre puedes encontrarlo otra vez por seleccione "editar, buscar". Usarlo para buscar cualquier palabra en el documento.

5 Utilice la ventana de "Búsqueda" para permitir una búsqueda más compleja. Haga clic en "Editar, búsqueda" a la pantalla, o haga clic en la flecha situada junto a la barra de herramientas "Buscar" y haz clic en "Buscar de Acrobat completo abierto." Esta función también está disponible para los usuarios de Adobe Reader.

6 Crear un índice para el archivo PDF para que los usuarios pueden buscar la base de datos. Para agregar un índice, haga clic en "Avanzado, procesamiento de documentos, manejo integrado índice." Haga clic en "Insertar índice." Siga las instrucciones y haga clic en "Aceptar". El índice será incluido en el PDF cuando se distribuye a los destinatarios.