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¿Cómo dirección de sobres de una hoja de cálculo?

¿Cómo dirección de sobres de una hoja de cálculo?

Combinación de correspondencia es una herramienta en Microsoft Word que le permite crear etiquetas postales o imprimir directamente en los sobres utilizando una hoja de cálculo que ha creado. Combinación de correspondencia es especialmente útil si usted tiene un montón de gente al correo algo a. Cuando haya terminado el proceso de combinación de correspondencia, tomar una mirada cercana en cada una de las etiquetas para asegurarse de que se imprimirá la forma que desea. Algunos afinando se requiera para obtener las etiquetas para ver perfecto.

Estas instrucciones son para su uso en Word 2003. Ver la sección de consejos para obtener más información sobre Word 2007.

Instrucciones

1 La hoja de cálculo se dividen en seis diferentes columnas para garantizar correspondencia identifica correctamente los diferentes partes de cada dirección. Nombre, apellido, dirección, ciudad, estado y código postal se deben utilizar como encabezados de columna. Personalizar esta lista agregando títulos (Dr., Sr. y señora, por ejemplo) o país si su lista de direcciones contiene elementos no cubiertos por estas seis epígrafes. Utilizar Excel o Microsoft Word para crear la hoja de cálculo. Utilice una tabla si Enumeras tus direcciones en Microsoft Word. Guardar el documento para que se puede utilizar como origen de datos. Abra un nuevo documento de Word y continuar con el proceso de combinación de correspondencia.

2 Introducir todas las direcciones en las celdas correspondientes a cada parte de la dirección. Una fila debe contener la dirección de una persona. Guarda este documento con un nombre de archivo que usted puede encontrar fácilmente en tu disco duro.

3 Abra su procesador de textos. Haga clic en archivo, nuevo, guardar como y dar a su documento un nombre de archivo que usted recordará.

4 Haga clic en herramientas, combinar correspondencia, crear, sobres y etiquetas. Haga clic en obtener datos, fuente de datos abierta. Elegir la base de datos creada con las direcciones que desea utilizar desde el directorio de archivo. Cuando aparece la lista de direcciones, anule la selección de cualquier individuo que no desea crear una etiqueta.

5 Seleccione el tipo de etiqueta que desea utilizar según su tamaño de número o la etiqueta del fabricante. También puede crear una etiqueta personalizada seleccionando esta opción en esta pantalla.

6 Haga clic en "Agregar campo de combinación". Un campo es los encabezados de columna como nombre añadido a la hoja de cálculo. Utilice la barra espaciadora y Enter para formatear la etiqueta individual en la pantalla. Otra opción es seleccionar una de las plantillas que aparecen en la pantalla que incluye todos los campos de tu base de datos.

7 Haga clic en combinar en nuevo documento, todos los registros, combinación. Haga clic en editar, seleccionar todo para seleccionar todas las etiquetas. Cambiar el tamaño del texto o el color si no te gusta la manera que miran. Echa un vistazo a las etiquetas por ir a archivo, vista preliminar para ver en su primera página de etiquetas. Presione Page Down en su teclado para buscar en todas las páginas.

8 Asegúrese de que el formato de la etiqueta ajuste el texto. Las etiquetas a veces tienen texto de corte. Cambiar la alineación de fuente tamaño o texto en las etiquetas individuales si tienes algún problema.

Consejos y advertencias

  • Comprar etiquetas postales que se ajuste a los sobres. Utilizar etiquetas toma menos tiempo que la impresión en sobres individuales. Sin embargo, si desea imprimir directamente en sobres, completar el proceso de combinación de correspondencia como arriba. Elija Herramientas, sobres. Siga las instrucciones del Asistente para elegir el tamaño del paquete que desea imprimir en. Introduzca una dirección de regreso si desea incluir en los sobres. Uso de herramienta de vista previa del Asistente para usted como la forma a imprimir las direcciones en los sobres. Asegúrese de cargar los sobres correctamente en la impresora antes de comenzar la impresión.
  • Si está utilizando Microsoft Word 2007, siga el mismo proceso básico para Word 2003. Elegir las etiquetas de envíos, iniciar combinación de correspondencia, iniciar combinación de correspondencia en lugar de ir a herramientas como Word 2003.
  • Otros programas de software de procesamiento de textos tienen etiqueta y sobre las características similares a Microsoft Word.