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Cómo utilizar Excel para las cuentas

Puede utilizar Excel para registrar información de cuentas. Si está ejecutando un negocio pequeño y sólo es necesario llevar un registro de contabilidad simple, Excel podría satisfacer sus necesidades contables. Se puede definir una hoja de cálculo en Excel que contiene la información de una cuenta en cada fila.

Instrucciones

1 Identificar los datos que desea que la pista para sus cuentas. Antes de poder configurar una hoja de cálculo para rastrear cuentas, necesita saber qué información le de seguimiento.

2 Utilice 1 fila como títulos para cada artículo que se va a seguir para cada cuenta. Por ejemplo, incluir nombre de cuenta, fecha de la factura, importe de la factura y otros títulos en fila 1.

3 Formato fila 1. Cambiar el formato de fila 1 para separar los encabezados de los datos de la cuenta. Para ello, haga clic en el número uno junto a la fila 1, que destaca toda la fila. Agregar el formato, como negrita, el centro y un fondo gris.

4 Congelar la fila de encabezado. Utilice la característica de panel de congelar para que sus títulos siempre aparecerá en la parte superior de la información de cuenta.En Excel 2007, haga clic en el número dos al lado de la fila 2 para seleccionar la primera fila en las rúbricas. Haga clic en la vista ficha haga clic en Freeze paneles y luego congelar la fila superior.En Excel 2003, haga clic en el número dos al lado de la fila 2 para seleccionar la primera fila en las rúbricas. En la barra de menú, haga clic en ventana > inmovilizar paneles.

5 Escriba en los datos de cada cuenta. Utilizar una fila para cada cuenta, tecleando la información para que coincida con la información de partida.

6 Establecer fórmulas. Por ejemplo, si quieres un seguimiento de cuánto dinero te debe un cliente, establecer una fórmula para calcular esta cantidad para usted. Véase la siguiente sección para obtener instrucciones sobre cómo hacerlo.

Cómo configurar fórmulas para cuentas de pista

7 Decidir qué fórmulas que desee configurar. Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de cuánto dinero se debe en una cuenta, usted puede configurar una fórmula de Excel hacer el cálculo para usted.

8 Seleccione una columna de seguimiento de la cantidad de la factura a un cliente. Para este ejemplo, ingrese la cantidad debida en la celda C2.

9 Seleccione una columna de seguimiento de la cantidad recibida del cliente. Para este ejemplo, ingrese el monto que recibió en la celda D2.

10 Seleccione una columna para mostrar la cantidad que el cliente debe todavía. Para este ejemplo, haga clic en la celda E2.

11 Escriba la fórmula para calcular el monto. En este ejemplo, escriba «= C2-D2»; a continuación, presione Entrar. Si cambias las variables en las celdas C2 y D2, Excel calculará automáticamente el importe debido con la información actualizada.

12 Copiar la fórmula para todas las cuentas. Si haga clic en la celda E2 y arrastre el ratón hacia abajo la columna, entonces esta fórmula se aplicará en la columna a todas las cuentas.

13 Formato de las celdas para mostrar la moneda. Para ello, resaltar las celdas, haga clic derecho, seleccionar formato de celdas, haga clic en la ficha número, haga clic en moneda y haga clic en Aceptar.

Cómo configurar una visión Global de las cuentas

14 Reconocer el valor de tener una visión global de la situación de sus cuentas. Se puede configurar Excel para mostrar cuánto dinero se debe a de todas las cuentas. Excel hará el trabajo para usted así que no tienes que calcular esta información usted mismo.

15 Haga clic en Sheet2 en la parte inferior de la hoja de cálculo. Esto activará otra hoja del libro.

16 Escriba en el global de la información que desea seguir. Utilizar una celda en la columna A para cada pieza de información para realizar un seguimiento de todas las cuentas.

17 En la columna B, establecer una fórmula para obtener la información que se de seguimiento corresponde con la columna A. Para utilizar el ejemplo anterior, puede rastrear la cantidad de todas las facturas enviadas a todos los clientes escribiendo "= suma (Sheet1! C:C) "y pulsando Enter. La cantidad todavía debido de todos los clientes en el anterior ejemplo muestra escribiendo "= suma (Sheet1! E:E) "y pulsando Enter.

18 Formato de las celdas para mostrar la moneda. Para ello, resaltar las celdas, haga clic derecho, seleccionar formato de celdas, haga clic en la ficha número, haga clic en moneda y haga clic en Aceptar.

Consejos y advertencias

  • Si no estás familiarizado con fórmulas de Excel, considere tomar una clase básica de Excel o comprar un libro de Excel para guiarte por el proceso de definición de fórmulas en Excel.
  • Aunque Excel puede ser útil en el seguimiento de un pequeño número de cuentas para las pequeñas empresas, no es ningún reemplazo para el software de negocios. Si una hoja de cálculo de Excel no puede cubrir sus necesidades para el seguimiento de cuentas, considerar descargar una versión de QuickBooks para rastrear sus cuentas.