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Cómo utilizar Excel para crear un sistema de cotizaciones

Muchas empresas tratando directamente con los clientes necesitan proporcionar cotizaciones para proyectos de trabajo. Los elementos básicos de cada oferta son a menudo el texto repetitivo. Software costoso puede incluir los formularios necesarios, pero una simple hoja de cálculo Excel proporciona gran parte de la misma utilidad. Configuración de la plantilla básica toma un poco de trabajo, pero puede ser un proceso de una sola vez. Cambiando los datos individuales para cada nueva cita tarda muy poco tiempo.

Instrucciones

1 Lista de los elementos específicos que deben ser incluidos en el sistema de cita. Éstas deberían incluir el nombre de la empresa, dirección, número de teléfono, correo electrónico y página web si está disponible. Habrá un lugar para la fecha y cliente información de contacto. Dependiendo del tipo de negocio, la oferta puede necesitar como parte #, descripción, cantidad, costo y un espacio para un largo total de cada parte. Habrá un lugar para el nombre de la persona preparando la cita, cuando caduque y algún lugar para el cliente a firmar.

2Cómo utilizar Excel para crear un sistema de cotizaciones

Abra una hoja de cálculo en blanco en Excel. En la celda A1, escriba "Cita" y pulse la tecla de "Return". Elija una sencilla fuente en el menú con un tamaño grande, tal vez 36. Resalte las celdas A1 a D1. Haga clic derecho en este grupo de células y en el menú desplegable que aparece, elige "Formato de celdas". En la ficha alineación, haga clic en "Combinar celdas". Ahora fusionar las células para la gama A3 a D10 de la misma manera. Dentro de estas células, introduzca la información de la empresa. En F3, escriba "fecha:" e insertar una función de la fecha actual en E3 escribiendo "= Today()" en tipo de celda A11 "cliente:" combinar las celdas B11 a D11, D12 B12, B13 a DB13, B14 a D14 y B15 a D15 individualmente.

3Cómo utilizar Excel para crear un sistema de cotizaciones

Suponiendo que usted necesita proporcionar listas de piezas y cantidades, poner estos títulos en las celdas A18 y D18. Combinar celdas B18 a C18 por B32 a C32 como arriba. Esta columna "Descripción" de la cabeza y céntrela. "Costo" puede ir en columna E18. F18 de columna pueden ser etiquetados "Extendida". En cada fila por debajo de esta última columna, inserte una fórmula para multiplicar la cantidad de veces el costo. Por ejemplo, quedaría de la celda F19 "= D19 * E19." Formato de estas células como moneda. Cero dólares aparecerá hasta que tengas datos en las columnas correspondientes.

4 Tipo "Subtotal" en la celda a33, «Fiscales» en la celda A34 y «Trabajo» en la celda A35. Tipo "Total" en A37. Para terminar esta parte y crear los cálculos, en F33, introduzca la fórmula "= Sum(F19:F32). E34 tiene la tasa de impuestos como un porcentaje. Crear el impuesto calculado en f34 insertando "= E34F33" y formato de esta celda como moneda. El costo de mano de obra, introduzca el número de horas en D35 y el costo salarial por hora en E35. Establecer el costo de mano de obra calculado en F35 con esta fórmula: "= d35e35." Acabar con los cálculos mediante la adición de aluminio F33, F34 y F35 en celda F37: «= sum(F33:F35).»

5Cómo utilizar Excel para crear un sistema de cotizaciones

Añadir las células para el nombre del preparador, la fecha de que la cita expira y texto como "Para aceptar esta cita, firme y feche aquí". Resaltar cada columna de los elementos de la cita de arriba a abajo e inserte las fronteras.

6 Guardar la hoja de cálculo como una plantilla, no como una hoja de cálculo de Excel. Elija "Archivo/guardar como" y Excel plantilla como el tipo de documento.

Consejos y advertencias

  • Después de cada paso, guardar el archivo por lo que si se hacen los errores, todo el proceso no tiene por qué repetirse desde el principio.
  • Si las filas para las piezas no son suficientes o demasiados, simplemente insertar o eliminar filas.
  • Cambiar los encabezados de columna para que coincida con las necesidades del negocio.
  • Ver ejemplos de la hoja de cálculo completa, con todas las fórmulas y la forma de que la hoja de cálculo podría ser de uso real en la sección de recursos adicionales.
  • En los pasos de arriba, para comandos o elementos escribir, ignorar signos de puntuación (período o comillas).
  • Como desarrollados, no están protegidas las celdas de la hoja de cálculo. Si más de una persona trabaja en citas, considere proteger algunas células que no deben modificarse.
  • No guarde la primera cita real como plantilla, guardar como un archivo de hoja de cálculo normal, dándole el nombre del cliente para el fácil seguimiento.
  • Si impuesto sobre las ventas se cobra en mano de obra así como las partes, la línea de impuestos debe ser por debajo de estos dos totales.