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Cómo integrar archivos por lotes en QuickBooks

Hay cuatro tipos principales de archivos que se desea integrar en el software de QuickBooks: archivos de cliente, proveedor, producto y transacción. Los archivos de cliente, proveedor y producto son todos integrados en la misma forma con ligeras variaciones basadas en qué tipo de archivo que desee agregar: todo lo que necesitas es el programa de hoja de cálculo de Microsoft Excel además el software de QuickBooks. Archivos de transacción, usted necesitará utilizar un parche de software libre para integrar las operaciones de archivo de una compañía a otra.

Instrucciones

Integración de archivos de producto, proveedor y cliente en QuickBooks

1 Haga clic en el icono de "Cliente" en la barra superior icono de QuickBooks. (Si desea integrar la información de proveedor, siga estas instrucciones pero abrir el centro proveedor en lugar de otro). Haga clic en el botón de "Excel", que se encuentra al lado del botón "Nuevas operaciones" en la barra superior del centro al cliente.

2 Elija la opción "Importación de Excel". Cuando se abre la ventana, tenga en cuenta que tienes la opción de seleccionar que tipo de datos para agregar a QuickBooks: "Clientes", "Proveedores" o "Productos vender." Si desea agregar productos, puede utilizar este método para llegar a la hoja de cálculo con formato que utilizará para integrar productos.

3 Haga clic en la opción "Clientes". Después se abre la hoja de cálculo con formato, observe la posición de cada fila y columna: tanto los clientes y proveedores tienen 16 títulos de columnas idénticas, incluyendo "Nombre empresa" y jefes de información de contacto. El "Producto" con formato de hoja de cálculo tiene sólo cinco columnas. Copiar estos encabezados en la hoja de cálculo de Excel y organizar la información del cliente que desea integrar con este formato.

4 Introduzca toda la información que se desea integrar la hoja de cálculo de Excel en QuickBooks o reorganización de una hoja de cálculo que ya existe. Guardar esta hoja de cálculo en tu escritorio. En el primer cuadro de la primera columna de la hoja de cálculo de Excel, haga clic en y arrastre el ratón hacia abajo para resaltar cada entrada. Mantenga pulsada la tecla "Ctrl" y luego presione la tecla "C" para copiar las celdas.

Haga clic en la primera columna en la hoja de cálculo de QuickBooks con formato que abriste anteriormente, mantenga pulsada la tecla "Ctrl" y luego presione la tecla "V" para pegar los datos. Repita este paso para cada columna. Después de que haya terminado, haga clic en el botón "Agregar mis datos ahora" y en su archivo de empresa QuickBooks añadir los ficheros por lotes.

Integración de archivos de transacciones

5 Descargar Microsoft de libre motor de tiempo de ejecución de Access (vea "Recursos" más abajo).

6 Descargar la prueba gratuita utilidad de transferencia de datos. Debe descargar la versión de la transferencia de utilidad de datos que coincida con la versión de QuickBooks. En otras palabras, si usted está utilizando la versión de QuickBooks Pro 2009, necesitará descargar la versión 2009 de la utilidad de transferencia de datos.

7 Comprar la versión completa del programa utilidad de transferencia de datos. Una vez terminada la prueba gratuita, podrá ingresar su dirección de información y correo electrónico de pago. Utilice una dirección de correo electrónico de trabajo porque su número de registro se enviará a la dirección que usted proporciona.

8 Instale el programa utilidad de transferencia de datos. Aparecen siete cajas. La primera es para la "empresa"; Esto es la empresa de la cual se transfieren los datos. El segundo cuadro es la "compañía de destino"; Este es el archivo que se transfieren los datos. El resto de las cajas solicita las ubicaciones de los archivos que desea integrar. La cuarta casilla de la ventana le da la opción de transferir sólo facturas, recibos de ventas u otras transacciones. El último cuadro da la opción de integrar sólo aquellas transacciones que caen dentro de un cierto rango de fecha. Haga clic en el botón "OK" y esta información se integrará en QuickBooks.