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Configuración de los usuarios de Quickbooks

Es el administrador quien debe configurar cada usuario en un archivo de empresa QuickBooks. Mantener separados los usuarios ayudará a determinar que el usuario introducido o borrado que transacción. Es esencial en la investigación de posibles entradas fraudulentas. Hay un par de hechos para recordar en la creación de los usuarios. En primer lugar, si alguno de los usuarios van a estar funcionando simultáneamente en el software, necesitará una licencia por separado para cada uno. En segundo lugar, usted puede tener todos los perfiles de usuario diferente que necesita mientras están en el programa en diferentes momentos.

Instrucciones

1 Haga clic en el botón de "Empresa" en la barra de menú superior de la pantalla de inicio de QuickBooks. Desplácese hacia abajo hasta el botón de "Usuarios de arriba" y haga clic en él. Para agregar un nuevo usuario, haga clic en el botón "Agregar usuario". Introduzca el nombre del usuario en el cuadro "Nombre" y luego el usuario crear una contraseña y entrar en ambos cuadros de "Contraseña". Haga clic en "Aceptar" y se agregará el usuario.

2 Haga clic en el botón "Editar usuario". Es aquí que usted será capaz de restringir la capacidad de cada usuario a acceso a porciones de QuickBooks. La primera pantalla de acceso tendrá tres opciones. Si el usuario debe poder acceder a todas las áreas, seleccione el botón en la parte superior y haga clic en "Siguiente".

Si el acceso del usuario debe limitarse según la descripción de su trabajo, escoge la segunda opción con la etiqueta "Áreas seleccionadas de QuickBooks" y haga clic en "Siguiente".

3 Elija las opciones de acceso. Hay diez pantallas, cada una de ellas restringe o permite el acceso de un usuario particular a esa zona. Hay tres opciones correspondientes a cada área, incluyendo el "acceso de No," "Acceso completo" y "Acceso selectivo" los botones. La primera ventana es para ventas y cuentas por cobrar. Una persona de ventas tendrá que ser capaz de crear facturas, recibos de ventas y pedidos de los clientes. Alguien contratado para trabajar en el almacén media voluntad de inventario no. Eligió la opción "Acceso selectivo" y decidir si el usuario debe ser capaz de crear e imprimir las transacciones. También existe la opción de dar al usuario acceso para ver los detalles de tarjeta de crédito al cliente.

4 Elija el acceso de los usuarios para compras y cuentas por pagar. Una persona de ventas no serán responsable de inventario pedido o facturas de pagadas y por lo tanto no tendría acceso a esta área. Un jefe de almacén, por el contrario, deben ser capaces. Haga clic en el botón "Siguiente".

5 Elija el acceso de los usuarios para actividades bancarias. Por lo general, esto debe ser reservado para el administrador o la administración. Haga clic en el botón de "No acceso" y luego "siguiente".

6 Haga clic en el botón correspondiente para acceder a las funciones de inventario. Almacén recibe a empleados debe ser capaces de entrar en órdenes de compra, recibir mercancías, ajustar inventario y ejecutar informes. Haga clic en "Siguiente".

7 Haga clic en "Sin acceso" para el tiempo de seguimiento. Esta es otra característica que debe ser reservado para la administración o los propietarios. Haga clic en "Siguiente".

8 Haga clic en "No acceso" a menos que este usuario es responsable de introducir los datos de nómina o empleado. Si ella está, puede elegir la opción "Acceso selectivo" y sólo le permiten crear una transacción, como un sueldo, sin la capacidad para imprimir ese cheque de pago. Haga clic en "Siguiente".

9 Haga clic en la opción de "No acceso" de las dos áreas. Se trata de "Actividades sensibles de contabilidad" y "Sensible información financiera," que permiten al usuario crear entradas del diario general o transferir fondos entre cuentas. Estas funciones son para los directivos o propietarios. Haga clic en "Siguiente".

10 Haga clic en la opción "No" en esta novena zona, la ventana "Cambiar o eliminar las transacciones". Recuerde que la auditoría será realizar un seguimiento de cualquier transacción cambiado o eliminado, por lo que es concebible que esta opción puede permitir. Haga clic en "No" para la segunda pregunta sobre cambiar o eliminar las transacciones registradas antes de la fecha de cierre. Cambiar estas transacciones puede tener consecuencias de impuesto negativo como el tener que presentar declaraciones enmendadas para cada cambio. Haga clic en "Siguiente".

11 Después de revisar la tabla de acceso de usuario en el centro de la ventana, haga clic en el botón "Finalizar". Ahora ha configurado la cuenta de usuario y está listo para ser visitado.