Funciones de combinación de correspondencia de Microsoft Office le permite crear etiquetas postales para enviar por un correo masivo de manera eficiente. Debe utilizar Microsoft Word para realizar la combinación de correspondencia, que funciona mediante la conexión de un documento de etiqueta a una lista de direcciones. Texto de marcador de posición en las etiquetas, siempre y cuando se fusionaron, cada etiqueta contendrá la dirección de una persona en la lista de direcciones. Puede crear la lista de direcciones en varios tipos de archivos de datos, como una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Siga estos pasos para configurar una lista de direcciones en Microsoft Excel para utilizar en un Microsoft Word mail merge.

Instrucciones

1 Abra una hoja de cálculo en blanco en Microsoft Excel.

2 Comience introduciendo encabezados de columna para cada campo de datos en su lista de direcciones. Haga clic en la celda A1 y escriba "Nombre." Presione la tecla "Tab" para ir a la siguiente columna. Escriba "Nombre pasado". Continuar la tabulación más y entrar en los encabezados de columna de dirección 1, dirección 2, ciudad, estado y código postal.

3 Haga clic en la celda A2. Introduzca el nombre de la primera persona en su lista de direcciones. Ficha más para agregar el resto de su información de dirección en la columna correspondiente. Cada fila será un registro de direcciones individuales.

4 Presione "Enter" para pasar a la siguiente fila hacia abajo. Seguir añadiendo información de dirección en cada celda hasta que haya completado la lista de direcciones.

5 Guardar el documento. Le dan un nombre de archivo y una ubicación que recordarán, como tendrá que utilizar el documento más adelante.

6 Abrir un documento en blanco en Microsoft Word.

7 Haga clic en la ficha "Mailings" haga clic en "Iniciar combinación de correspondencia," luego "etiquetas."

8 Seleccione el tipo de impresora que va a utilizar para imprimir las etiquetas. Seleccionar el proveedor de las hojas de etiquetas que vas a utilizar. Seleccione el número de producto indicado en el empaque de las hojas de etiquetas. Haga clic en "Aceptar". Las etiquetas se establecerá como una tabla en tu documento de Word.

9 Haga clic en "Seleccionar a destinatarios" en el Tab de "Mailings" clic en "Usar lista existente". Seleccione el archivo de Excel que acaba de guardar para conectar a él.

10 Haga clic en "Editar lista de destinatarios" en la pestaña "Correo" Si desea crear etiquetas para algunas de las direcciones de su lista. En el cuadro de diálogo elegir registros individuales marcando los que quieras incluir. Desmarca los que no desea incluir.

11 Configurar los campos de combinación de correspondencia, que sirven como marcadores de posición de las etiquetas. Cada etiqueta se conectará a un registro de dirección en su lista de direcciones, incluyendo todos los elementos de dirección que necesita. En el grupo de "Escribir & Insertar campos" en la pestaña "Correo", haga clic en "Campos de combate". Esto hará que aparezca un nuevo cuadro de diálogo, que muestra elementos de una dirección a la izquierda y los encabezados de columna de su lista de direcciones en el lado derecho.

12 Haga clic en un menú desplegable a la derecha para que coincida correctamente con el campo de la dirección correcta que desea utilizar para cada elemento. Solamente seleccione los elementos que desea incluir en sus etiquetas. Por ejemplo, no coinciden con "Título de cortesía" si no tienes una columna por el título en su lista de direcciones.

13 Haga clic en el primer sello en el documento de Word. Si desea incluir el contenido que desea que aparezca en cada etiqueta, introdúzcalo ahora. Por ejemplo, podría agregar un logotipo a cada etiqueta. Para ello, haga clic en la ficha "Insertar" y seleccione "Imagen" para insertar el archivo de imagen.

14 Haga clic en la misma etiqueta donde desea insertar el campo de combinación de correspondencia de marcador de posición. Haga clic en "Bloquear dirección" en el grupo de "Escribir & Insertar campos". Seleccione los elementos de dirección que desea incluir y haga clic en "Aceptar".

15 Haga clic en "Actualización de etiquetas" en el grupo de "Escribir & Insertar campos". Esto aplicará el contenido de la primera etiqueta a todas las etiquetas en la página.

16 Escuchar la correspondencia después de que haya terminado de configurar la primera etiqueta. Esto le permitirá ver los resultados de la combinación de correspondencia antes de terminarla. Haga clic en "Vista previa de resultados" en el grupo de "Vista previa de resultados".

17 Conecte la impresora al ordenador y lo alimentan con las hojas de etiquetas antes de terminar la fusión.

18 Haga clic en "Finalizar y combinar" en el grupo de "Acabado" en la ficha "Correo" haga clic en "Imprimir documentos" para imprimir las etiquetas.