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Cómo realizar el seguimiento de los artículos facturados en QuickBooks

Cómo realizar el seguimiento de los artículos facturados en QuickBooks

QuickBooks, un software de contabilidad por Intuit, ofrece múltiples funciones para el pequeño empresario para realizar un seguimiento de pedido de ventas de un cliente, compras, facturan artículos, facturas y pagos. QuickBooks hace esto proporcionando seguimiento características en muchos de los campos de una transacción interna para ayudar a encontrar las cosas fácilmente. Hay varias maneras diferentes para hacer un seguimiento de los artículos facturados en el archivo de QuickBooks, es una simple cuestión de usarlos correctamente.

Instrucciones

Seguimiento de pico proveedor artículos

1 Comenzar con la orden de compra para seguimiento de los elementos de la factura del proveedor. Se genera una orden de compra a un proveedor, autorizándolos para realizar una determinada función, servicio o proporcionar bienes. Rellene todos los campos de datos al generar una orden de compra a un proveedor. Cada campo se realiza un seguimiento con la función de búsqueda en QuickBooks. QuickBooks asigna a un número de orden de compra a cada orden creado dentro del sistema. Para determinar si un proveedor ya ha facturado contra la orden de compra, copia el número de orden de compra de formulario de proveedor en la casilla superior derecha con la etiqueta «P.O. No.» en Quickbooks y realizar una búsqueda. Esto hará que aparezca nada cargado contra esa orden de compra.

2 Utilice el campo "Número de referencia" en la pantalla de facturación de proveedores. Cuando se reciben los materiales ordenados a través de la orden de compra, su empresa recibe una factura de proveedor, así como un conocimiento de embarque. Utilizar el conocimiento de embarque o el número de orden como el "número de referencia". Si ha introducido correctamente la orden de compra, el número de orden de compra y el número de referencia en el conocimiento de embarque se unen a la misma transacción.

3 Entrada de facturas en el sistema de Quickbooks y asegúrese de utilizar la línea "Memo". Si por cualquier motivo, sin número de orden de compra y no hay ningún número de embarque, tienes la opción de asignar a los números de usted mismo y poner en la línea correspondiente o utilizando la línea "Memo". Se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla de la factura. También se puede utilizar este campo en cualquier manera usted elige, que se refieren a un número de trabajo o proyecto para ver elementos específicos pagados contra eso número del proyecto.

Seguimiento facturados al cliente artículos

4 Utilizar el número de pedido de ventas para reunir pedidos de ventas y facturas de clientes. Generar una orden de venta cuando se trata de una solicitud específica de un cliente de un elemento que no está en stock. Al crear un pedido de venta, QuickBooks puede generar automáticamente la factura para el proveedor también. Asignar el número de pedido de ventas para rastrear los artículos pedidos para un cliente específico.

5 Generar facturas y enviar con los envíos a clientes basados en pedidos de ventas creados dentro del sistema. Sobre el recibo de pago, el recibo de dinero en efectivo está relacionado con el número de factura, atar los dos juntos en el sistema de Quickbooks. Cada forma tiene un número de identificación que se puede utilizar para rastrear este elemento en particular o grupo de artículos. Si la factura es parte de una orden de compra anterior, con que el cliente presentó su firma, ese número se indicará en la factura o recibo en la casilla de centro llamada "P.O. No".

6 Ver los pagos en la pantalla de pago del cliente de dos formas. En el lado derecho hay una casilla, "Número de referencia". Las pistas del número de referencia el pago así que si el pago es con cheque, que compruebe el número iría en este campo. Si se paga con tarjeta de crédito, el número de autorización va aquí.

La segunda forma es con la línea "Memo". Como la línea de memo en las órdenes de compra y pedidos de ventas, este es una forma de seguimiento de información adicional. Esto también se aplica al seguimiento de los pagos parciales de una factura en el momento de la venta.