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Cómo insertar campos de combinación en Word 2007

Cómo insertar campos de combinación en Word 2007

Función de combinación de correspondencia de Microsoft Word está diseñada para facilitar la creación de documentos como cartas modelo. Con combinación de correspondencia, puede vincular un documento de Word a un origen de datos como una hoja de cálculo de Excel y luego usar "combinar campos" para extraer datos automáticamente desde esa hoja de cálculo e insertar en varias copias del documento. Esto le permite crear rápidamente un conjunto de documentos con información similar pero variable, por ejemplo, nombres de los clientes o montos de la contribución.

Instrucciones

Conecte su documento de Word a un origen de datos

1 Seleccione la ficha "Correo" y haga clic en "Seleccionar destinatarios".

2 Haga clic en "Seleccionar de contactos de Outlook" para extraer la información de tu libreta de direcciones de Outlook, o "Usar lista existente" para seleccionar un archivo de base de datos separada. También puede hacer clic en "Tipo nueva lista" para rápidamente crear y guardar una base de datos a través de la palabra. Utilice el formulario que aparece para crear su lista.

3 Después de su origen de datos está conectado para realizar modificaciones en los datos que palabra tirará de la fuente, haga clic en "Editar lista de destinatarios".

Insertar campos de combinación

4 Seleccione la ficha "Correo" y haga clic en "Campos de combate."

5 Utilice el menú desplegable junto a cada tipo de campo de combinación para seleccionar un tipo de datos de origen de datos. Si utiliza una lista de contactos de Outlook, estos tipos de datos que es probable que emparejar ya. Si estás usando una hoja de cálculo de Excel u otro archivo de base de datos, usted tendrá para cada tipo de campo en un encabezado de columna. Haga clic en "Aceptar" cuando termines.

6 Haga clic en "Insertar campo de fusión" en la pestaña "Correo" y seleccione que desea insertar. Recuerde que cada campo está vinculada a una columna particular de datos origen de datos. El campo "Apellido", por ejemplo, puede estar ligado a una columna encabezada "Apellido". El campo aparecerá en la posición de su cursor.

7 Haga clic en "Finalizar y combinar" en la pestaña de "Mailings" editar documentos individuales en su conjunto o para imprimir todo el conjunto. El cuadro de diálogo "Imprimir" le permite elegir si desea imprimir copias correspondiente sólo a un cierto rango de entradas en el origen de datos, o a la fuente de toda.