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¿Cómo crear etiquetas utilizando datos de una hoja de cálculo de Excel 2007?

¿Cómo crear etiquetas utilizando datos de una hoja de cálculo de Excel 2007?

Programa de Excel de Microsoft tiene muchos usos más allá de crear hojas de cálculo financieras y listas de ventas. Una gran característica es la capacidad para configurar una lista de direcciones de correo electrónico etiquetas o sobres a través de la función de combinación de correspondencia en Word. Entrar su información de los destinatarios en Excel es mucho más fácil que crear una tabla y entrar en Word, Excel ya tiene las columnas y las filas para usted, haciendo el esfuerzo mínimo.

Instrucciones

Archivo de Excel

1 Abra Excel y escriba su correspondencia identificar las etiquetas de las columnas en la primera fila (fila 1). Por ejemplo, A1 podría ser el nombre de saludo, nombre B1, C1 y así sucesivamente. Puede etiquetar las columnas quieras.

2 Escriba la información de dirección en las filas siguientes, asegurando que la información cae bajo el rótulo de columna apropiado. Utilice una fila independiente para cada nueva dirección.

3 Destacar su lista de correo completa, incluyendo la fila de encabezado 1 y vaya a la ficha fórmulas, haga clic en "Definir nombre" del grupo Definir nombres y nombre de la hoja de cálculo de Excel. Haga clic en "Aceptar".

4 Guardar el libro y salir de Excel.

Importar datos de Excel a Word

5 Abra Word y dejar el nuevo documento en blanco en la pantalla.

6 Haga clic en la ficha "Correo" de la parte superior de la pantalla y haga clic en la opción "iniciar combinación de correspondencia".

7 Seleccione "Etiquetas" e identificar el tipo de impresora seleccionando "impresoras de alimentación continua" o "Impresoras de página" que es la selección predeterminada. Identifica la bandeja de que las etiquetas serán extraídas, si es necesario.

8 Especificar la marca y el tamaño de las etiquetas que está utilizando información de la etiqueta. Por ejemplo, si está utilizando etiquetas de marca Avery, seleccione su nombre en el cuadro de lista desplegable de "Vendedores de etiqueta" y especificar el tamaño de la etiqueta "Número de producto." Haga clic en "Aceptar" para salir.

9 Volver a la ficha de listas de correo y haga clic en "Seleccionar destinatarios" del grupo iniciar combinación de correspondencia.

10 Haga clic en "Usar lista existente" y haga doble clic en la hoja de cálculo Excel una vez que ha encontrado en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

11 Vaya al cuadro de confirmar origen de datos y seleccione "Hojas de cálculo de MS Excel via DDE (*.xls)" para verificar que los datos proviene de un archivo de Excel. Haga clic en "Aceptar" para salir.

12 Seleccione la hoja de cálculo que contiene la información de dirección una vez que se abre el submenú Microsoft Office Excel y haga clic en "Aceptar".

Inserte campos de combinación de correspondencia

13 Introduzca la combinación de correspondencia identificar campos que creó en la hoja de cálculo de Excel haciendo clic en "Correo" y luego la flecha hacia abajo al lado de "Insertar combinar campos."

14 Agregue sus campos individuales colocando el cursor en el lugar donde desea la información de dirección que aparezca en la etiqueta y seleccione el campo apropiado de la lista que Word genera automáticamente de la hoja de cálculo de Excel.

15 Haga clic en «Actualizar etiquetas» una vez que ha configurado su primera etiqueta de correo electrónico. Esto colocará automáticamente la correspondencia identificar campos en otras etiquetas.

Formato, escuchar e imprimir las etiquetas

16 Haga clic en "Ctrl" y "A" para seleccionar el documento de Word todo. Formato de los campos con el tipo de fuente y cualquier otro formato que se desea antes de la fusión de sus etiquetas postales.

17 Escuchar las etiquetas de correo electrónico seleccionando el botón "Vista previa de resultados" de la pestaña envíos.

18 Imprimir las etiquetas de correo electrónico (si todo se ve bien) haciendo clic en "Finalizar y combinar" en listas de correo y seleccionar "Imprimir documentos."

19 Guardar las etiquetas de correo electrónico en un archivo separado de la palabra si así lo desea.

Consejos y advertencias

  • Asegúrese de utilizar etiquetas de combinación de correspondencia en la hoja de cálculo de Excel que identifican correctamente el tipo de datos que contiene cada columna. Por ejemplo, utilizar el nombre en vez de 1 columna.
  • Introduzca la combinación de correspondencia identificar campos que creó en Excel individualmente en lugar de utilizar la opción bloque de direcciones. Esto asegura que palabra tire toda su información de dirección ya que los campos de Word a Excel será una coincidencia exacta.
  • Asegúrese de que usted no tiene ninguna fila en blanco en su hoja de cálculo Excel, si no que terminarás con etiquetas en blanco.
  • Formato de las etiquetas en Word, Excel no. Cualquier formato hecho en Excel no importará en la palabra.