Cómo hacer un organizador de correo electrónico

Cómo hacer un organizador de correo electrónico

Si usted está abrumado en el volumen de correo electrónico no leído en su bandeja de entrada, podría ser tiempo para una revisión organizacional. Ya que no tiene mucho sentido establecer un sistema de organización de correo electrónico de la copia impresa, un organizador de correo electrónico virtual simplificar tu vida y mantener su bandeja de entrada tranquila y compuesta. Cada cliente de correo electrónico ofrece diferentes formas de organizar, pero casi todos ellos ofrecen configuración automática que puede utilizarse para priorizar e-mails y limpiar tu ingobernable bandeja de entrada.

Instrucciones

Carpetas

1 Decidir sobre un conjunto de categorías que se dividen los mensajes de correo en paquetes más manejables, relacionados entre sí. Categorías populares de correo electrónico podrían ser trabajo, Personal, escolar y familiar. A muchos les resulta útil para clasificar sus mensajes de correo electrónico de la persona que envió ella y/o de los contenidos que aborda. Por ejemplo, si su lugar de trabajo cuenta con un personal pequeño, podría clasificar sus mensajes de correo electrónico según las diferentes personas con quien se intercambia correo electrónico. Alternativamente, usted podría optar por clasificar tus e-mails por programa, tarea o contenido, como el Comité de premios, Boletín de noticias y consultas de los clientes. Estas categorías serán los nombres de las carpetas que se establezca automáticamente hasta distribuir su entrada (y salida, si lo prefiere) mensajes de correo electrónico.

2 Crear subcarpetas para la carpeta Bandeja de entrada principal. Nombre correspondiente con la lista de categorías que creó. La carpeta Bandeja de entrada ahora debe incluir un conjunto de carpetas vacías con los nombres que decidió dividir sus e-mails. También puede crear subcarpetas similares en la carpeta elementos enviados.

3 Abrir el menú de alertas y reglas en tu cliente de correo electrónico. En Microsoft Outlook, el administrador de "Reglas y alertas" puede encontrarse en el menú herramientas. Siga los pasos para crear "reglas" que se aplicará automáticamente todas las llamadas entrantes y salientes mensajes. Cuando una regla se aplica a un mensaje, distribuirá automáticamente a la carpeta especificada. Puede configurar una regla para buscar palabras específicas en el tema o el cuerpo de un correo electrónico, o para buscar el nombre de un remitente específico o grupo de emisores. También puede elegir si desea conservar una copia del correo electrónico en su bandeja de entrada además de enviar una copia en la subcarpeta correspondiente. Configure cada regla para que envíe e-mails de trabajo de subcarpeta de trabajo, correos electrónicos personales a la subcarpeta personal y familiares e-mails a la subcarpeta familiar. Seleccione la opción que le pide que ejecute las reglas y alertas de mensajes existentes en la bandeja de entrada para evitar mover manualmente los mensajes más tarde.

4 Cambiar la configuración de correo electrónico para que mensajes deben marcarse manualmente como "leer." Dejando que el cliente de correo electrónico automáticamente determinar que un mensaje es "leer" cuando usted puede sólo han accidentalmente clic se puede llevar a confusión y los mensajes de caída.

5 Activar lectura o panel de vista previa, que permite escuchar un mensaje de correo electrónico sin abrir en una ventana nueva de su cliente de correo electrónico. Activar el panel de lectura o vista previa acelerar sus tareas de revisión de correo electrónico y que sea más fácil para que usted pueda ubicar más allá de los intercambios.

Etiquetas

6 Decidir sobre un conjunto de categorías para sus mensajes de correo electrónico entrante y saliente como lo haría para configurar un sistema de carpetas de correo electrónico. Etiquetas y carpetas suelen ser mutuamente exclusivos métodos de organización de correo electrónico. Su cliente de correo electrónico es probablemente adecuado para usando etiquetas o carpetas para organizar los mensajes. Por ejemplo, Outlook utiliza carpetas, mientras que Gmail utiliza etiquetas. Crear nuevas etiquetas tituladas según la lista de categorías que ocurrió en el paso 1 de la sección de la carpeta.

7 Ir al menú de filtros en su cliente de correo electrónico para crear un nuevo filtro. Gmail llama a su método de aplicación de reglas y alertas de mensajes entrantes y salientes "filtrado", aunque el nombre puede ser diferente en otras, clientes de correo electrónico similar, basado en la Web. Especificar las condiciones del filtro nuevo para cada etiqueta de correo electrónico que señala una categoría correspondiente de mensajes de correo electrónico. Puede activar un filtro basado en el remitente, palabras en el asunto o cuerpo del mensaje de correo electrónico, y si el mensaje tiene un archivo adjunto.

8 En el siguiente paso del asistente de configuración equivalente o filtro, decirle al cliente de correo electrónico para aplicar la etiqueta adecuada para el tipo de correo electrónico especificada. Usted tendrá que configurar las etiquetas por adelantado para que usted pueda seleccionar el correcto en el menú desplegable de cada categoría que se decidió utilizar. Además, se puede saber el filtro para tomar una o varias de una lista de las diferentes acciones, como automáticamente archivar el mensaje, eliminar de tu bandeja de entrada, automáticamente marca el mensaje como importante o marcar el mensaje como leído. Aplicar el filtro a los mensajes en su bandeja de entrada así que no tienes que etiquetarlas manualmente, que puede tomar horas.

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